Untuk hartanah yang masih belum dikeluarkan suratan hakmilik individu, pindahmilik biasanya dilakukan melalui satu surat ikatan atau ‘deed” iaitu Surat ikatan Penyerahan Hak atau “Deed Of Assignment”. Ia berbentuk satu dokumen yang mengandungi butir hartanah, “sejarah” hartanah berkenaan dan persetujuan di antara kedua-dua pihak yang menyerahkan dan yang menerima hak, yang dinyatakan secara bertulis dan ditandatangani serta bersaksi. Jika ia disediakan oleh peguam, ia akan disaksikan oleh peguam berkenaan.
Hartanah yang diserah hak melalui dokumen seperti ini hanya terpakai kepada hartanah yang bebas hutang dan tidak serah hak kepada bank sebagai cagaran kepada suatu pembiayaan.
Dalam erti kata lain, hartanah yang masih diletak hak pada bank (masih belum menebus hutang) tidak boleh diserah hak ke atas pemilikan melainkan hutang bank telah dijelaskan dan pihak bank telah menyerah kembali hak atas pemilikan hartanah itu melalui suatu dokumen “Deed of Receipt and Re-Assignment” (DRR/R&R). Oleh yang demikian, DRR/R&R ini adalah satu surat ikatan yang mengakui penerimaan bayaran balik hutang dan mengakui telah melepaskan hartanah serta hak, dan kepentingan atas perjanjian jualbeli asal (ketika pemilik pertama membeli daripada pemaju) untuk hartanah itu, kembali kepada pemiliknya yang terkini.
Dokumen terpenting yang perlu ada untuk hartanah yang belum ada suratan hak milik ini ialah perjanjian jual beli asal ketika pembelian dibuat dari pemaju perumahan.
Setiap kali berlaku penjualan kepada pembeli baru dan peletakan hak seterusnya kepada bank sebagai pembiaya, satu surat ikatan baru akan ditandatangani dan surat ikatan pelepasan hutang yang baru juga turut ditandatangani. Amatlah penting untuk diingatkan bahawa selagi suratan hakmilik individu/strata masih belum dikeluarkan, kesemua dokumen ini harus disimpan bersama supaya rantaian pemindahan hak ini tidak “terputus” dan membantu kesemua pihak melicinkan urusan jualbeli.
Bagi urusan seperti ini, suatu notifikasi yang dipanggil “Notice of Assignment” hendaklah disampaikan kepada pemaju. Pihak yang terbabit dengan transaksi seterusnya akan menulis kepada pemaju dan meminta pengesahan yang penting berkaitan hartanah itu seperti siapakah pemilik terkini dan adakah ia sedang diletak hak kepada mana-mana bank sebagai sandaran untuk suatu pembiayaan. Dan pemaju selaku “penyimpan rekod” pemilikan terkini hartanah berkenaan akan mengindors sesalinan notifikasi tersebut sebagai tanda penerimaan rekod jualbeli terkini.
Kesimpulannya, setiap urusan pindahmilik hartanah, sama ada menggunakan instrumen pindah milik (Borang 14A) atau surat ikatan, memerlukan penyediaan dokumentasi yang lengkap dan bukannya sekadar lisan.
Semoga perkongsian pada kali ini dapat memberi sedikit input yang bermanfaat kepada para pembaca.
